Accréditer une activité de formation

L'activité de DPC de groupe est principalement une activité unique, qui peut être répétée annuellement, pourvu que son contenu demeure identique d'une fois à l'autre. Par exemple, un congrès, une conférence, un atelier, un webinaire, des modules interactifs d’apprentissage en ligne, etc.

1. Formulaire de divulgation de conflit d’intérêts potentiel de l’ensemble des membres du comité scientifique et si applicable, du comité organisateur
   • Formulaire à utiliser : Formulaire de divulgation (PDF) / Disclosure form (PDF)
2. Formulaire d’évaluation de l'activité par les personnes participantes
   • Gabarit proposé : Fiche d’évaluation de l’activité (PDF)
3. Moyens de promotion
   • Ex. : courriel d’invitation, dépliant, item promotionnel, etc.
4. Programme ou horaire préliminaire, incluant :
   • Les informations générales (date, lieu, horaire)
   • Le nom de l’organisation responsable de l’activité
   • Les noms des membres du comité scientifique, les conférenciers et, si applicable, les membres du comité organisateur
   • La clientèle visée par l'activité
   • Le format des présentations
   • Les objectifs généraux d’apprentissage (+/— 3 objectifs pour l’ensemble de l'évènement)
   • Les objectifs spécifiques d’apprentissage (+/— 3 objectifs par séance)
   • Si applicable, l’énumération des organismes subventionnaires et des commanditaires. Leurs noms doivent être écrits en texte simple en utilisant la même police de caractère de la même taille. Ils ne doivent comporter aucun logo et être regroupés au même endroit dans le programme.
5. Budget
   • Applicable seulement en cas de présence de frais d’inscription, de commanditaires/subventions ou d’honoraires
6. Ententes avec les commanditaires et organismes subventionnaires
   • Applicable seulement en cas de présence de commandites ou de subventions 
7. Diapositive PPT de divulgation CMFC
   • Applicable seulement en cas de demande de crédits CMFC
   • Gabarit proposé : Exemple de diapositives de divulgation de conflits d’intérêts potentiels (PDF)
8. Hyperlien vers le site de formation de l'activité
   • Applicable seulement s'il s'agit d'une formation asynchrone
   • Le lien qui mène à l’activité en ligne ou les fichiers en lien avec l'activité si ces derniers ne sont pas encore hébergés.
   • Si le système de connexion nécessite un accès particulier, il est important de nous transmettre les codes d'accès ou de nous créer un accès sur mesure qui évite des frais d'inscription.
9. Documentation liée à l’évaluation de l’exercice — Section 3
   • Applicable seulement en cas de demande de crédits de Section 3

À noter :

• À moins d'une entente particulière, il est interdit de diffuser que votre activité est accréditée par Pédagogia avant d'avoir reçu la lettre officielle de Pédagogia contenant le libellé d'agrément approprié. Il est préférable d'indiquer « Une attestation de présence sera remise aux participantes et participants ».
• Votre comité scientifique doit conserver ses procès-verbaux et l’évaluation des besoins en cas de demande provenant des instances d’agrément.

Suivant l'activité de formation, la personne responsable de la demande d'accréditation doit remplir les fichiers suivants et les faire parvenir à l'adresse accreditation.dpc.2@fmed.ulaval.ca :

1. Attestation de conformité de présences
   • Document à utiliser : Attestation de conformité — Demande de crédits/présence (PDF)
   • Dois être signée par la personne responsable de l’activité
2. Feuille de présence
   • Document à utiliser : Feuille des présences (PDF)
   • Avec la signature de chaque participante et participant
   • À noter que les rapports de connexion (Ex. Zoom) sont aussi acceptés.
   • À noter aussi qu’il est de votre responsabilité de conserver le registre des présences pour une période de 5 ans. 
3. Synthèse des résultats des évaluations de l’activité
   • Dois être soumise sous forme de compilation
4. Tableau de compilation des participantes et participants
   • Document à utiliser : Demande d'attestation — Compilation — Activité isolée (Excel)
   • Nécessaire à l'émission des attestations

Il s'agit d'une activité répétitive pour un même groupe de médecins (et autres professionnelles et professionnels de la santé) et dont le contenu varie à chaque rencontre, par exemple : 

• Clubs de lecture
• Conférences hebdomadaires ou mensuelles
• Série de webinaires en présentiel ou en ligne
• Activités intrahospitalières (réunions scientifiques locales, retour sur la garde, discussions de cas, midis-rencontres, comité du diagnostic et du traitement du cancer CDTC, etc.)
• Activités scientifiques des milieux cliniques hors hôpital

1. Formulaires de divulgation de conflit d’intérêts potentiel remplis et signés par tous les membres du comité scientifique
   • Formulaire à utiliser : Formulaire de divulgation (PDF) / Disclosure form (PDF)
   • Les formulaires des conférencières et conférenciers peuvent être remplis tout au long de l’année, au fur et à mesure des rencontres, et doivent être conservés par le comité scientifique pour une période minimale de 5 ans.
2. Programme pour chaque séance (ou une version provisoire)
   • Inclure l'horaire, les sujets et les objectifs généraux et spécifiques si connus
3. Budget sommaire de l'activité
   • Inclure les revenus et les dépenses projetées si votre activité comprend des frais d'inscription ou des commanditaires.
4. Ententes avec les commanditaires et organismes subventionnaires
   • Applicable seulement en cas de présence de commandites ou de subventions
   • Gabarit proposé : Exemple d’entente de partenariat (PDF)

Suivant la dernière session d'activité de votre calendrier annuel en décembre, vous devrez faire parvenir les documents suivants à accreditation.dpc@fmed.ulaval.ca :

1. Programme final
   • Applicable seulement si des modifications ont été apportées en cours d'année ou si des informations étaient manquantes lors du dépôt de votre demande d’accréditation
2. Tableau de compilation des participantes et participants pour l'année entière
   • Gabarit proposé : Demande d'attestation — Compilation — Activité récurrente (Excel)
   • Vous assurer de bien identifier l’organisme responsable (ex. : département x d'un centre hospitalier) et que le titre de l’activité récurrente, le prénom, le nom, le no permis (format « 12345 » pour les médecins) et le courriel de chaque participante et participant sont bien indiqués dans les cases prévues à cet effet

Il s'agit d'une activité autogérée qui n'implique pas la supervision d'un comité scientifique. Exemples : évaluation de l’acte médical ou de la pratique, observation directe ou 360, vérification de dossiers, évaluation annuelle du rendement ou de l’enseignement, révision d’un article par les pairs, etc.

Si votre activité implique plusieurs individus, chaque médecin désirant obtenir une reconnaissance de l'activité pour des crédits de formation médicale continue doit faire une demande individuelle.

Il s'agit d'une activité d'évaluation de l'exercice de type mentorat à titre de mentor ou mentoré. Chaque personne impliquée dans l'activité qui désire obtenir des crédits de formation médicale continue doit faire une demande individuelle.

1. Description de votre activité, incluant :
   • Information sur le demandeur
   • Type de demande de reconnaissance (mentor ou mentoré)
   • Numéro de pratique du mentor (si applicable)
   • Programme
   • Dates de début et de fin
   • Heures demandées
   • Objectifs généraux et spécifiques
   • Grille d'évaluation
2. Rétroaction, incluant :
   • Mode(s) de rétroaction utilisé(s)
   • Éléments de rétroaction ou de discussion colligés
3. Réflexion, incluant :
   • Améliorations apportées ou projetées
   • Stratégies d’apprentissage (si applicable)
   • Obstacles
   • Plan d'apprentissage

Le processus d'accréditation pour un stage de perfectionnement s'effectue en 2 temps : 

• Phase I : Ouverture d'un dossier pour un stage de perfectionnement accrédité
• Phase II : Obtention d'une attestation de crédits pour une activité de stage de perfectionnement

1. Identification du demandeur, incluant :
   • Numéro de permis du Collège des médecins du Québec
   • Nom et prénom
   • Adresse postale
   • Numéro de téléphone (professionnel et en cas d'urgence)
   • Courriel
2. Information sur le stage, incluant :
   • Lieu du stage
   • Responsable principal du stage
   • Dates de début et de fin
   • Nombre de jours projetés du stage
   • Nombre d'heures projetées du stage
3. Contexte et objectifs d'apprentissage du stage, incluant :
   • Nom de la discipline
   • Contexte et les objectifs d'apprentissage du stage

1. Identification du demandeur, incluant :
   • Numéro de permis du Collège des médecins du Québec
   • Nom et prénom
   • Adresse postale
   • Numéro de téléphone (professionnel et en cas d'urgence)
   • Courriel
2. Information sur le stage, incluant :
   • Lieu du stage
   • Responsable principal du stage
   • Dates de début et de fin
   • Nombre de jours projetés du stage
   • Nombre d'heures projetées du stage
3. Rapports de stage
   • Joindre le rapport du stagiaire et le rapport de la ou du responsable de stage